Anfang 2016 haben wir von der Bundesnetzagentur eine Postlizenz erhalten. Somit sind wir als Briefdienstleister zugelassen. Durch einen sogenannten Teilleistungsvertrag mit der Deutschen Post AG erhalten wir bei entsprechender Vorsortierung und Kennzeichnung der Briefsendungen Rabatt bis zu 45% je Sendung auf vollbezahlte Briefe, den wir komplett an unsere Kunden weitergeben.

Da der ansonsten umsatzsteuerfreie Brief durch den Vorgang der Vorsortierung umsatzsteuerpflichtig wird, ist der volle Rabatt nur bei vorliegender Vorsteuerabzugsfähigkeit gegeben. Die ausgewiesene Umsatzsteuer kann beim Finanzamt geltend gemacht werden.

Bei einem Briefporto von derzeit 0,70 € / Brief ist das ein Rabatt von 0,266 € / Sendung.

Laut einer Studie der Bundesnetzagentur liegen die Kosten einer selbstproduzierten Briefsendung mit 1 Blatt zwischen 1,20 € und 3,49 € (inkl. Porto).

Die Produktion und der Versand Ihres Briefes bei IVS kostet Sie 0,67 € inklusive Briefporto (Brief einseitig, Druck 4-farbig inkl. Briefumschlag und Porto).

Wird Ihre Sendung in S/W gedruckt, verringern sich die Kosten nochmals. Das bedeutet, dass Sie für das Briefpapier, den Briefumschlag, den Druck, Falzen und Kuvertieren sowie
einliefern bei der Post weniger als das reguläre Briefporto von 0,70 € bezahlen!

Dabei ist der Ablauf ganz einfach:

Sie erhalten von IVS einen Windowszertifizierten Druckertreiber. Hier haben wir vorher gemeinsam mit Ihnen Ihre Vorgaben und Anforderungen festgelegt: Sie können beispielsweise
die zu druckende Papiersorte (z.B. Rechnungsbogen, Briefbogen, weißes Papier etc.) auswählen. Eine Freigabeprozedur (Vier-Augen-Prinzip) kann auf Wunsch integriert werden.
Der Druckertreiber kontrolliert den korrekten Stand der Adresse sowie deren Plausibilität. Auf Wunsch kann ein Server im Haus installiert werden,
der die Dokumente sammelt und nur zu bestimmten Zeitpunkten die Dokumente gesammelt an IVS überträgt.

Die Übertragung erfolgt selbstverständlich verschlüsselt und gemäß den Bestimmungen des Bundesdatenschutzgesetzes.

Wie komfortabel darf es sein?

Die Ausführung, der bei Ihnen im Haus installierten Lösung, ist skalierbar. Eine Kopiefunktion der gedruckten Dokumente als pdf für Ihr Archiv ist nur eine der vielfältigen Möglichkeiten. Auf Wunsch kann auch eine webbasierte Lösung installiert werden, welche keinerlei Eingriff in Ihre IT-Struktur erforderlich macht.

Durchdachte Softwarelösung

Als Profi setzen wir ausschließlich zertifizierte Produkte von Marktführern ein. Die Funktionen sind vielfältig. Wenn Sie mehrere Schreiben an einem Tag an denselben Empfänger erzeugen, kann die Software auf Wunsch alle Dokumente zu einer Sendung zusammenfassen. Postalisch fehlerhafte Adressen werden korrigiert. Beilagen können auf Wunsch zugesteuert werden. Sofern die Dokumente für einen 2-seitigen Druck angelegt sind und Leerseiten entstehen, können diese automatisch befüllt werden (z.B. mit aktuellen Angeboten). Die DV-Freimachung ist Post-zertifiziert. Die Druckdaten werden automatisiert an die Drucksysteme übergeben. Durch die aufgebrachten Steuerzeichen (Datamatrix-Code) und hochmoderne Kamerasysteme ist eine sichere Verarbeitung und eine 100%ige Versandgarantie Ihrer Dokumente gewährleistet. Das Closed-Loop-Verfahren stellt sicher, dass bei der Verarbeitung beschädigte Dokumente nachgedruckt werden. Eine umfangreiche Protokollierung, die Sie auf Wunsch online einsehen können, garantiert eine hohe Transparenz und gesicherte Verarbeitung.

Die Abrechnung des Portos kann auf Wunsch direkt mit der DPAG erfolgen. Nahezu alle Versendungsformen der Deutschen Post AG sind abbildbar. Sie entscheiden selbst, ob Ihre Dokumente als Brief oder als Einschreiben versendet werden. Die Information landet bei IVS und wird von der Dokumentensoftware entsprechend verarbeitet.

Natürlich können wir die Dokumente auch elektronisch für Sie versenden. Bei größeren Mengen und entsprechendem Inhalt ist IVS der kompetente Partner für Ihren Dialogpostversand.